Как компаниям подписывать документы онлайн?
- Как компаниям подписывать документы онлайн?
- Что такое ЭЦП?
- Разновидности ЭЦП
- Порядок подписания документов с помощью ЭЦП
Многие организации переходят на электронный документооборот для уменьшения объема бумажной работы. С 2002 года в стране действует закон, согласно которому документация, заверенная электронной цифровой подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный носитель. Немаловажно, что после подписания документа при помощи ЭЦП в его содержание нельзя внести изменения. Это является эффективным способом защиты документации от мошенников или случайных ошибок.
Если первоначальные данные были изменены намеренно или случайно, цифровая подпись становится недействительной, так как она соответствует исходному состоянию документа. Таким образом, подделка гарантированно будет выявлена, а значит, вероятность такого негативного явления практически равна нулю!
Что такое ЭЦП?
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) документа представляет собой определенную последовательность криптографических символов. ЭЦП является аналогом обычной подписи, обладая равной юридической силой, и призвана удостоверять подлинность электронного документа, а также его соответствие аналогичному документу на бумажном носителе.
Электронная цифровая подпись имеет два уровня защиты. Для создания ЭЦП используется специальный личный ключ, который представляет собой уникальную последовательность символов. Для контроля подлинности электронной подписи применяют открытый ключ, который используется вместе с личным ключом. Подделать подпись, не зная личный ключ, невозможно, поэтому поставить корректную подпись на электронном документе может только сам владелец.
Применение цифровой подписи не представляет собой никаких сложностей и специальных навыков. При заказе ЭЦП клиент получает цифровой носитель, на котором содержится уникальный секретный ключ. Он является персональной информацией, не подлежащей разглашению. Именно эта последовательность символов будет использоваться вами для шифрования электронной документации и генерации цифровой подписи.
Разновидности ЭЦП
В зависимости от степени защиты электронная подпись бывает двух типов:
- Простая.
- Усиленная (квалифицированная).
Компания может получить один или несколько сертификатов цифровой подписи. Во многих случаях для заверения документов можно использовать простую ЭЦП, но ее сфера применения ограничена. Наличие у субъекта хозяйствования квалифицированной электронной подписи для юридических лиц имеет важное значение. Ее сфера применения весьма обширна. С 1 января 2014 года вступили в силу нововведения по усилению безопасности при организации безбумажного документооборота. Для заверения отчетности, которую компании сдают в электронном виде, можно использовать только усиленную подпись. Она имеет более высокую степень защиты по сравнению с простой и позволяет лучше защитить важную документацию.
Квалифицированную электронную подпись для юридических лиц субъекты хозяйствования используют при обращении в органы государственной или муниципальной власти для получения тех или иных услуг. При отправлении документов квалифицированная ЭП подтверждает юридически значимые действия, согласие заявителя на обработку его личных данных.
Являясь электронным аналогом рукописной подписи, квалифицированная ЭП необходима для предоставления нотариально заверенных документов.
Необходимость в квалифицированной ЭП у юрлица возникает при участии в электронных торгах в качестве организатора или поставщика, для заверения финансовой отчетности, обмена деловой документацией в электронном виде. Использование ЭП квалифицированного типа снижает временные и финансовые затраты на ведение документооборота, обеспечивает высокий уровень защиты данных, упрощает разрешение конфликтных ситуации между сторонами переписки.
Порядок подписания документов с помощью ЭЦП
Пользоваться ЭЦП можно с компьютера или другого устройства с интернет-доступом. Для работы с сертификатом электронной подписи на нем должен быть установлен плагин CryptoPro.
Электронной цифровой подписью можно заверить любой документ. Для этого владельцу сертификата нужно зайти через браузер на специальный сервис электронного документооборота и загрузить документы, которые нужно подписать. Они могут быть в любом формате. После загрузки нужно выбрать сертификат ЭЦП, который будет использоваться для заверения. Далее нужно нажать на кнопку «Подписать документ», что приводит к созданию отдельного файла с расширением. sig. Этот файл сохраняется в папку загрузок браузера. После подписания документа его можно скачать и отправить в электронном виде по email.
ЭЦП – современный и надежный способ защиты конфиденциальных данных и документов от подделок, поэтому владельцу бизнеса стоит присмотреться к такому варианту. Проконсультироваться по любым вопросам, связанным с использованием ЭЦП, вы в любое время можете у специалистов A4 Law firm.
ВОПРОСЫ?